トップダウンで始まった稟議・経費精算の電子化プロジェクト、経営層、エリアマネージャー、総務部、経理部……、
それぞれ無駄をなくし、業務を一気に効率化しました！
■設 立 / 昭和45年
■資本金 / 1,631百千円
■社員数 / 908人
（アルバイトを含む従業員数：7185人）
■代表者 / 一瀬 邦夫
■本 社 / 東京都墨田区太平四丁目1番3号
オリナスタワー17Ｆ
※企業情報は令和2年2月現在のものです。
「ペッパーランチ」「いきなりステーキ」を筆頭に、本物志向かつリーズナブルなレストランチェーンを国内外に展開。特許取得の電磁調理器、熟練コックを必要としない独自のオペレーションシステム等により、「驚きのお値打ち価格」「驚きの速さ」「目の前で焼き上がるシズル感」という「スリーサプライズ」のおもてなしを実現しました。独創的なアイデアによるバラエティに富んだ運営レストランの数々がお客様の心を掴んでいます。
「MAJOR FLOW Z」の導入により、稟議・経 費精算業務を電子化し、業務効率の大幅アップを実現されたペッパーフードサービス様。今回のシステム刷新は、代表取締役社長CEO・一瀬邦夫氏の決断から始まりました。ビジネスの最前線で導入を牽引したのは、管理本部、総務部、経理部の皆様。同社の中で「紙文化」の最後まで残る分野において、電子化を進めるべく改革に取り組みました。その背景から導入効果まで、管理本部・業務管理部長の安田一郎氏、管理本部・経理部の小林真悠子氏、総務本部・総務部の伊藤梓氏に詳しく伺いました。
飲食業・多店舗展開ならではの課題
紙の廃止と電子化、モバイル対応
「それまで紙の稟議書、申請書で運用していたために、いたるところで手間がかかっていました」
と語るのは伊藤氏です。「10万円を超える物品購入にはすべて稟議が必要なのですが、とにかくその数が多くて苦労していました」。
小林氏は、経費精算について次のように振り返っています。「飲食業で多店舗展開という事業の特性上、様々な経費がかかっており、こちらも申請書の数が膨大です。特に全国の店舗を統括するエリアマネージャーたちは、担当地域の店舗を日々行き来しているため交通費精算の量が多く、申請は彼らにとって負荷のかかる業務の１つになっていました。紙の申請書にそれぞれが調べた運賃を記入し、定期券と被る区間があったら差し引くなど、自分で調整するのです。原本は郵送で本社に集めていましたが、すべて集まるまでには時間がかかってしまいます。もちろん計算ミス、記入ミスがあれば差戻しも必要で、さらに時間が必要に。紙の申請書は、集めたデータの入力作業が必要になる点でも大変ですし、課題がつきませんでした」。
交流会など、情報収集を積極的に行っていたトップの一瀬氏が改革を決断。製品選定が開始されました。
「MAJOR FLOW Z」の導入が決定し、稼働開始するまでにかかった時間は、のべ６ヵ月程度となりました。
紙のフォームを画面上で再現！
使いやすさ重視のUIも評価
「MAJOR FLOW Z」を利用するのは、本社の社員と全国各地のエリアマネージャーを含む計100名ほど。数ある選択肢の中から「MAJORFLOW Z」を選んだ理由について、安田氏は次のように説明してくれました。「従来の紙の稟議書・申請書に近い画面にしたいという声が社内から挙がり、『MAJOR FLOW Z』のフォーム作成機能に注目しました。紙の体裁をほぼ再現できますので、導入後のユーザーの混乱も少なそうだと判断しました。カスタマイズを重ねて似たフォームを再現できる他製品もありましたが、それだとカスタマイズ費用が非常に高額になりましたので、選定から外しました」。
画面の使いやすさについては小林氏も評価しています。「選定の段階でいくつかの製品をチェックしましたが、必要な機能が整然とまとめられた『MAJOR FLOW Z』のユーザーインターフェースには好感を持ちました。多機能で画面上に賑やかにボタンが配置されているような製品は、使いこなせる人には便利なものでしょう。しかし、システム入力が苦手な人にとっては必ずしも有難いものではないのです。当社には多様な人材が働いており、ITの習熟度も様々。若い世代の社員が難なく行える入力操作も、上の世代では難しいという一面も。誰にでも使いやすい製品であることは非常に大切なことですね」。
もちろん、コスト感も重要な選定ポイントです。「要件をクリアした上で、当社の予算にマッチしていたことも重要でした。限られた人数で利用することを想定していましたので、大規模向け、特に人数が多いほどコストメリットの出る価格体系の製品は外しました。また、監査対応を考慮し、当初はオンプレミスにもこだわっていました。クラウドサービスしか提供しない製品もある中で、オンプレミスで多数の実績を持つ製品として安心感もありますね」（安田氏）。
フローが可視化され停滞が解消
過去データの検索も快適に
「MAJOR FLOW Z」の導入で、すでに現場では様々な効果が出ています。 「稟議については、フローが可視化された効果は本当に大きいです。今までの紙の稟議書では、誰が流れを止めているのか判別すらつきません。書類には紛失リスクもあります。また、膨大な数の稟議書は、ファイリングにも多大な手間がかかっていました。さらに保管スペースの問題も。以前は本社の私の手元に1年半分ほどしか過去の稟議書を保存しておけず、残りは書庫行きに。本来ならば3年分は手元に置いて、いつでも参照したいところですが、書庫から取り寄せないと閲覧できない状況です。監査時に スピーディな対応ができていませんでしたね。しかし、『MAJOR FLOW Z』に移行してからは、業務は変わりました。紙の管理からはすっかり解放されています。データは検索性に優れている上、CSVでも出力できますから、柔軟にデータ活用することができています。以前はExcelで索引代わりの管理簿を作るなどしていたのですが、今ではすべてが『MAJOR FLOW Z』の中で完結しています」（伊藤氏）。
飲食業、多店舗展開に特有の 悩みにどう応えるか
「飲食業の営業は基本的に現場主義。当社の社員も地区の旗艦店のバックヤードを拠点に、日々、各店舗を回っています」と安田氏。「そう考えると、電子化はもちろん、スマホ・タブレットなどモバイルでの利用は必須です。今回の導入で、約70人の営業社員がモバイルの恩恵を受けられるようになりました」。
「国内外で市場を読み、スピーディに出店計画を立てていく中で、人事異動も頻繁に発生します。紙の時代には、古い部署名などが記載された書類が社内に残存してしまうこともあり、修正に手がかかっていました。今ではマスタ上で一度設定変更するだけで、すべてのフォーマットを更新できて安心です」（伊藤氏）。
「MAJOR FLOW Z」の社内での評価は上々とのこと。経営層をはじめ、総務部、経理部、営業部と、それぞれの部署で非効率な作業をなくすことができました。誰もがより重要な自分の仕事にパワーを割けるようになっています。今後は利用ユーザーを各店舗にまで広げるなど、さらなる活用を構想中です。
