ワークフローシステム選定のポイント
このように、ワークフローシステムを利用する事で、様々な業務を幅広く効率化できるという事はご理解頂けたと思います。
しかし、その利用範囲や導入効果が広いからこそ、自社に合ったシステムを導入しないと、満足する導入効果を得る事はできせん。
また、せっかくシステム化して業務の効率化を図ろうとしているのに、従来の運用方法をそのまま電子化してツールだけを電子化しようとするケースもよく見られますが、これも極力避けるべきポイントです。
従来の紙による業務手順の多くは決裁規定ではなく、長い慣習の中から次第に出来上がったものが多く含まれており、作業効率の悪い業務フローが混ざっていたりします。
つまり業務効率の向上を目指すなら、まず現在の業務フローを見直した上で検討を進めないと期待する導入効果を得る事が出来ないのです。
それらを踏まえた上で失敗しないために注意して頂きたいポイントは以下の通りです。
ワークフローシステムの拡張性
これまで何度もご紹介させて頂いた通り、ワークフローシステムの範囲は膨大です。
「稟議書の電子化」「交通費精算の効率化」といったように限定的な用途で検討すると、後日、別の業務も電子化しようとした時に対応できず、バラバラなシステムを導入する事になり、ユーザは複数のシステムを使いわける必要にせまられ、メンテナンスも二重、三重になってしまいます。
また、先程ご紹介させて頂きました主な利用用途の通り、業種や職種問わず、日常業務のあらゆる場面で申請・承認は行われています。
従って、ワークフローシステムを導入する際のきっかけは特定の業務や申請書の電子化であっても、導入後、別の業務に紙が残ってていては完全な業務効率化に繋がらないことから、他の申請書も電子化したいと利用用途が広がること多々あります。
そのようなときに、新しい申請書を増やすために追加費用や難しい専門知識が必要では、なかなか社内の業務の電子化や効率化が進みません。そのようなことを防ぐため、ワークフローシステムを検討する際には、簡単に利用する申請書を追加できるか否かも重要なポイントです。
最近では、お客様自身で新しい申請書フォームを作成できる機能を搭載した製品が増えてきていますが、本当に簡単に作成できるのか？その操作性を確認したり、一から申請書フォームを作成することなく、手軽に作成するためのサンプルが用意されているか？を事前に確認することがワークフローの選定では重要です。
ワークフローシステムに求められる業務効率化のための機能
単純に申請書を電子化できるか？だけではなく、経費精算であれば仕訳や会計連携、稟議書であればイベントナビゲーションなど、単純にペーパーレスするだけでなく、ワークフロー機能以外に業務改善に有効な機能が備わっているかが業務効率化のためのポイントです。
ワークフローシステムの柔軟性
事前に社内規定を確認し、複雑な条件分岐の有無などを確認した上でそのフローを実現できるかをご確認頂く事も大切なポイントです。ワークフローシステムによっては承認階層や条件分岐の数に制限が設けられていたり、フローを並列して回す事ができないものございます。
ワークフローシステムのメンテナンス性
ワークフローはその性質上、組織変更の際に必ずマスタのメンテナンスが必要になります。従って、組織変更に柔軟な対応ができる製品を選びましょう。メンテナンスの際に、本来の業務に影響がでないように迅速に変更が行える製品であるかも大切な判断基準になります。
ワークフローシステムの運用方法
ワークフローシステムの運用方法は「クラウド版」と「パッケージ版（オンプレミス）」の2種類があります。
最近ではインターネット環境に繋がればどこからでも利用できる利便性や、バージョンアップ時のメンテナンス性から「クラウド版」を選択される企業が増加傾向にありますが、「パッケージ版（オンプレミス）」にはカスタマイズ対応が可能などのメリットもありますので、ご要望に合わせて運用方法を選択ください。
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クラウド版 |
パッケージ版（オンプレミス） |
コスト |
ライセンスやサーバの購入が不要なため、初期費用は安価。月額または年額のサブスクリプション方式が一般的。 |
ライセンスやサーバなどの購入が必要なため、初期費用が高額になりがち。
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調達期間 |
即時運用が可能。 |
サーバの調達やインストール作業が必要で時間がかかる。 |
バージョンアップ |
自動的にバージョンアップ。
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バージョンアップ作業が必要。
※バージョンアップが有償な場合もある。 |
カスタマイズ |
基本的に不可。
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要望に応じて個別カスタマイズ可能な製品が多い。 |
外部からのアクセス |
インターネット経由でアクセス可能。 |
外部からアクセスするためにはネットワークの設定が必要。（外部からのアクセスを不可にするという設定も可能。） |
障害／災害リスク |
事業者が復旧作業を実施。 |
自社で復旧作業が必要。
別途バックアップシステムの用意も必要。 |
ワークフローシステムの操作性
多くの従業員が利用するワークフローシステムだからこそ、直感的に利用できるか？などの操作性も重要です。
特に近年では社外からスマートフォンやタブレットなどを利用して申請や承認を行うケースも増えていますので、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでの操作性を確かめておく事も重要です。
POINT
上記を踏まえ、ワークフローシステム導入に失敗しないためにおさえて頂きたい
ポイントをまとめましたので、ご検討の際にはご参考にしてみてください。
- □目的の申請書類を作成、利用できるか、作成が簡単か。
- □対象の組織の情報を設定できるか、メンテナンス性はどうか、操作が簡単か。
- □目的の流れを定義できるか、メンテナンス性はどうか、操作が簡単か。
- □経路に書類を乗せて目的の承認決裁の流れを実現できるか。
- □流れの状況、その結果、過去書類などが確認できるか。
- □申請から承認、その後の各種操作等が全社水準であり簡単で分かりやすいか。
- □利用人数、運用の馴染みやすさ、処理速度等の操作性。
- □ワークフローシステム以外の業務へつなげる場合に連携できるか。
- □価格、ライセンス体系などは適切か。
- □運用時のメンテナンス性、運用管理者のスキル適正。
- □メーカーのバージョンアップ頻度やバグフィックス対応。
- □業務範囲が広がり拡張性が可能か。
上記のポイントの確認につきましては、メーカーのホームパージやカタログ、資料だけでなく実際に試して頂く事をオススメします。
最近では各メーカーでデモサイトやトライアルを用意しているケースが多くあります。
導入後、できると思っていた事ができなかったとか、できるけど操作性が悪くて使い物にならない…。といった事にならないように、できるだけやりたい事や課題を洗い出し、事前に評価をしてみる事で失敗を回避できますので、是非、ご活用ください。
