経営管理システム「fusion_place」との連携により、新たな予算管理システムの一翼を担いました。業界ならではの多数の独自要件を含む複雑な稟議を一気に効率化。正確な数字に基づいた新たな発注稟議システムは、経営のスピードアップへ寄与するものと大きく期待されています。
■設 立 / 2000年9月19日
■資本金 / 722億1千万円
■従業員数 / 512名(2022年2月1日現在)
■代表取締役社長 / 田鎖 智人
■本 社 / 東京都新宿区西新宿2-1-1
※企業情報は令和4年4月現在のものです。
PayPay銀行（旧社名：ジャパンネット銀行）は、インターネットやスマホアプリを中心に、「お得・便利」な新しい価値をお客様に提供する日本有数のインターネット専業銀行です。2000年の創業以来、紙通帳の廃止、全顧客への本人認証ツール配布、また、銀行として初のFX取扱いなど、数々のイノベーションを起こし続け、2022年にはネット銀行国内トップクラスとなる600万超の口座数を達成しました。「金融サービスを空気のように身近に」をミッションに、「スマホで日本一使われる銀行」を目指しています。
PayPay銀行株式会社様がMAJOR FLOW Z CORE（以下MAJOR FLOW Zと表記）を導入した背景には、2018年度に策定された中期5ヶ年計画があります。
ネット銀行最高水準の基盤造りを目指し、より多くのお客様へのサービス提供に対応できる事務基盤を維持・強化しつつ、さらなる効率化を進めるのが狙いです。
今回の導入では、MAJOR FLOW Zとfusion_placeを組み合わせ、オンプレミスの新たな予算管理システムを構築しました。
導入プロジェクトの中心となったのは、同社経営企画部の宮崎俊充氏、長谷川真吾氏、またIT統括部の赤岩慧氏の3名です。
事業の急拡大にともないシステムの整備が必要に
宮崎氏は、導入の目的について、Excel集計に依存していた予算管理のシステム化、決裁の正確性・即時性の担保、計画分析への注力という３つの観点から説明しています。「予算はタイムリーに変動するものですが、手作業での集計では追い切れず、超過が把握できないなどの問題がありました。また、集計に手間がかかるため、十分に分析する時間がない点も問題です。事業が急速に拡大し、予算規模も大きくなる中で、システム化による速やかな改革が求められていました」。
稟議に関しても様々な課題に直面していたと長谷川氏は語ります。
「既存の稟議システムは、汎用的で使いやすくはありましたが、当社には独自の規程が多く、運用しきれない部分も。そのため、フリースペースを活用し、様々な情報を追記することでカバーしてきました。しかし、このような運用は非効率で、時間短縮やデータ活用につなげられませんので、脱却する必要があったのです」。
新システムでは、fusion_placeで予算管理を行い、MAJOR FLOW Zはその予算実行（発注稟議）を行います。fusion_place側で起案された予算について、予算番号、施策の内容、発注番号を共有し、リアルタイムに連携。MAJORFLOW Zは発注稟議を実行しながら、fusion_place側の求めに応じて申請中の情報や承認情報を返したり、リアルタイムに稟議の状況を可視化します。
独自要件に応えられるのは、
承認機能に強いMAJOR FLOW Zだけ
本システムのワークフローとしてMAJOR FLOWZを選んだ理由について、長谷川氏は「システム構成を考える際、MAJOR FLOW Zを導入したいという要望が一番先にありました」と説明しています。
「以前からMAJOR FLOW Zの承認フローについては評価していました。当社の稟議は承認者が非常に多く、しかもフローが複雑という特長があり、要件に応えられるパッケージは他にないのではと考えていました」。「予算の粒度がとにかく細かく、勘定科目、金額、サービス、決裁者など、多岐にわたります。さらにそのひとつひとつに条件に応じた承認者がいるのです。手作業でミスなく入力するのは難しく、再稟議の発生が避けられません。とはいえ申請する社員たちに完璧を求めるのも現実的とは言えず、システム化が求められていたのです」（宮崎氏）。
IT統括部の赤岩氏は、「MAJOR FLOW Zの承認機能があれば、起案の際、稟議の種類に応じた承認ルートを自動でセットできる点に注目しました」と、選定の理由について語っています。「fusion_placeにもワークフロー機能は搭載されていましたが、より専門的で稟議に強みを持つ承認エンジンということで、あえてMAJORFLOW Zとの連携を選びました。これにより、精度の高い予算管理と複雑なフローへの対応が同時に可能になりました。いずれか一方の視点だけでは実現し得ないものなのです」（長谷川氏）。
1500もの予算明細を自動で紐付け
全体で60％の効果充足度
MAJOR FLOW Zとfusion_placeの連携により、起案者が意識しなくても、案件と予算番号が自動で紐付くようになりました。ビジネスの規模が拡大する中で、年間1500もの予算明細が追加されるようになっており、手作業での紐付けは大変な負荷となっていましたが、今回の導入で効率化できました。起案時の入力項目もかなり固定化されました。「多くは自動的に紐付きますし、そうでないものも、できるだけラジオボタンなどを用意しています。ユーザーからは、分かりやすいと好評です」（宮崎氏）。
「これまで申請者は、起案のたびに承認担当者が誰かということを調べたり、予算残額を問い合わせたりしてきましたが、新システムに慣れるに従い、これらはほとんどなくなりました。もちろん問い合わせを受け付けていた経営企画部の管理者の業務も激減しています。予算管理と稟議を合わせて、全体で4500時間の削減効果を見込んでいましたが、現時点で2700時間、60%の効果充足度を達成しています」（長谷川氏）。
「さらなる改善、判断スピード向上に向けて、下地が整いました」
宮崎氏は、ガバナンスの観点からの導入効果について、次のように説明しています。
「従来、決裁は経営企画部が中央集権的に管理してきましたが、今後は各部門の責任者に権限委譲していきたいと考えています。これにより、決裁スピードは大幅に向上するはずです。稟議の正確性をシステムが担保できるようになったからこそ、次のステップへ上れるのです。また、分析の高度化も視野に入れています。これまで起案時に苦労してきた様々な入力項目ですが、逆に言えば、非常に細やかなデータが存在するということ。これを活かして、経営管理のさらなる高度化につなげていければと思います」。「入力項目の自動セット、予算残高の見える化により、曖昧さを排除できました。齟齬のないデータを扱っているという確信のもとに予算を動かせるようになった点には意義がありますね」（長谷川氏）。
「運用を平準化するのか、システムをカスタマイズするのかといった部分について、当初から何度も話し合ってきました。今後も引き続き、規程の見直し、または追加開発も含め、よりよいシステムを実現するために検討していきたいと考えています」（赤岩氏）。
同社では申請書画面を簡単にデザインできるMAJOR FLOW Z FORMの活用も視野に入れているとのこと。決算以外の業務もこの新しい流れに巻き込み、さらなる効果へつなげていきたいご意向です。
