長年に渡り『MAJOR FLOW』シリーズを活用されてきた東京カンテイ様。近年ではテレワークを背景にシステムのクラウド化を推進し、『MAJOR FLOW 経費精算 クラウド版』を導入しています。2023年の一連の法改正対応では、『MAJOR FLOW 証憑保管』を導入し、期日までのシステム刷新に成功しました。

不動産データサービス・不動産鑑定を事業の柱に、全国3000以上の会員企業に様々なサービスを提供する東京カンテイ様。同社では2023年10月のインボイス制度開始、同年12月の電子帳簿保存法の猶予期間終了に合わせて、経費精算にかかわるシステムへの対応を行いました。

コロナ禍のテレワーク導入を機にクラウド化を推進してきた同社では、今回の刷新に1年半ほど先行し、経費精算システムとして『MAJOR FLOW 経費精算』を導入しています。今回、『MAJOR FLOW 証憑保管』で法に則った領収書データの取り込みと保存に対応し、さらに『MAJOR FLOW 経費精算』との連携も行いました。

本プロジェクトを中心となって率いたのは、経営本部総務経理部の島田寿子氏、データ本部システム部の山津知之氏です。 『MAJOR FLOW 証憑保管』の導入により、領収書の受領から、電子データとしての取り込み・保存、経費精算システムへの連携まで、スムーズな処理の流れが確立されました。

紙の領収書についてはスキャナで画像を取り込んだり、スマホで撮影することで簡単にアップロードできます。データ読み込み後、必要事項を追加入力・確認して申請完了です。

総務経理部ではパソコンの画面上で申請内容をチェック、次の承認者へと回します。最終承認を経たデータは、経費精算システム『MAJOR FLOW 経費精算』へと自動連携されていきます。 申請時の入力には、標準機能として搭載されているOCRが役立っています。

「インボイス制度で始まった事業者登録番号は、社員にとってこれまで馴染みのない番号の上、長くてランダムですよね。手入力ではどうしてもミスがでやすくなりますから、OCRがよいアシストになっています」（山津氏）

「領収書は発行元の仕様でデザインされていますから、取り込みが難しいという課題がありますが、読取可能な部分は採用し、手入力と併せて使い分けています」（島田氏）

社給スマートフォンの普及にともない、モバイルでの活用も進んでいます。

「モバイル版の入力画面はシンプル、コンパクトで使いやすいですね。使い慣れた端末ならより扱いやすいですし、若い世代の社員にはこちらが人気です。これから活用がさらに進むと見ています」（山津氏）

「スマートフォンなら領収書をカメラで撮影してそのままアップロードできますから、スキャナで取り込むより手軽です。文字を入力する項目ではスマートフォンの音声入力を使えばさらに簡単で、テキパキと進みます。忙しい社員たちには少しでも楽に仕事をしてほしいと思っています。便利な使い方をもっと周知していかなければいけませんね（笑）」（島田氏） クラウド化から法対応まで、今回の一連の導入により、経費精算の効率化、テレワークを含む柔軟な働き方のサポート、ペーパーレスなど、大きな効果が得られています。

「以前の紙ベースの運用には、紛失リスク、時間がかかりすぎるという問題がありました。こうした課題が解消した点では非常によかったと思っています」（島田氏）

「紙の証憑類の保管コストはもちろん、申請のためにこれまでわざわざ出社していた社員の労力など、いわゆる『見えないコスト』まで含めると、削減効果は思っている以上に大きいはずです」（山津氏） 「経費精算では、『MAJOR FLOW』シリーズを10年以上に渡り問題なく利用してきました。長年の信頼があり、また親和性という観点からも、もちろん証憑保管に関しては『MAJOR FLOW 経費精算』の連携サービスを使いたいと考えていました。ほかの選択肢はありません」（山津氏）

「なかなか制度の全体像が明らかになってこない中での大変な導入になりました。しかし、『MAJOR FLOW』でなかったら、こんなに短期で導入することはできなかったでしょう。運用開始後は大きなトラブルもなく順調です」（島田氏）

最後に、パナソニック ネットソリューションズによる柔軟なサポートについてお二人からご評価をいただきました。今後も多様な働き方の推進、さらなる効率化を実現するために、引き続き活用を進めていくとのビジョンを示されました。