多野藤岡農業協同組合様は、以前から電子稟議決裁を目的にワークフローソフトを導入されていたという、まさにITの 先駆者的存在。今回は、総合企画部の方々に『MajorFlow』導入の経緯から導入後のメリットについて、お話をお伺いしました。
■設立 / 平成12年3月1日
■所在地 / 群馬県藤岡市藤岡843-6
■従業員数 / 186名
■出資金 / 173,054万円
「農業振興と地域に根ざした活動を通して地域に貢献する」 という理念を中期経営計画の中心に据え、営農、信用、共済 、経済といった幅広い事業を行っています。 農産物ではトマトやイチゴ、シンピジュームなどが全国的に も有名となっており、さらなる生産拡大を目指し、新規就農 者の確保にも取り組んでいます。信用・共済事業においても、 コンプライアンスを強く意識し、組合員・利用者に安心して 利用していただける経営基盤の構築に力を入れています。
既存システムの更新より将来性のあるシステムを導入！
長期間に渡りカスタマイズを重ねて使用してきた既存のシステムから他のシステムへ移行することが、決して容易でないことは想像に難くありません。最終的に『MajorFlow』を選んだ決め手は何だったのでしょうか。総合企画部・経理電算課の高橋一嘉氏は次のように語ります。
やはり、これまで使用していた既存のシステムの使い勝手が良かったものですから、リプレースするワークフローは、同様の機能を完備してもらうことを前提に選定しました。その中で我々の要件をもっともクリアし、また将来性を考えコスト面でも費用がもっとも安く済むと感じたのが『MajorFlow』だったのです。
併せて、県内ＪＡグループの株式会社群馬農協電算センターさんに相談した際、「『MajorFlow』が他のワークフローよりも頭ひとつ抜きん出ていると思います」と、お墨付きを頂いたのも決め手のひとつでした（高橋氏）。
既存のシステムをほぼ再現することに成功！
では、『MajorFlow』の導入にあたり、何か問題はありましたか？
一番心配だったのは、それまで既存のシステムでやっていたことを『MajorFlow』で再現できるかどうかだったのですが、８割方はクリアできたと思います。追加したい機能に関しても、バージョンアップの際、徐々に応えて頂いているので、いずれ既存のシステム以上の仕様にできることを期待しています（鈴木氏）。
さらに、総合企画部・総務企画課の課長である堀越秀典氏は次のように続けます。
もう１点苦労したのがフローの設定ですね。通常は設定したフローに従って自動的に展開していくのですが、弊社の場合は一度文書管理者を経てから、その管理者の判断によって以降のフローを設定しているんです。稟議内容によって承認権限が変わるので複雑なのですが、分岐の機能を駆使して運用しています。また給与や退職金等、外部の目にさらしたくないシークレットの書類も、フローに設定した特定の役職者のみ閲覧できるようにしています（堀越氏）。
絞り込み検索機能など業務の効率化がさらにアップ
その他、『MajorFlow』で特に良かった機能などはありましたでしょうか？
既存のシステムには無かった機能なのですが、『MajorFlow』では承認の際に印影を付けられるのが良いですね。役職名や日付に加えしっかり印影が付くことによって、紙のイメージをそのままに書類のクオリティがさらに高まったと思います（根岸氏）。
あと、仮にうっかり稟議書を放置してしまっても、未処理であることを知らせる「督促」が頻繁に来るので、稟議の流れが完全に停滞してしまうということがなくなりました。これも『MajorFlow』ならではの便利な機能だと思います（高橋氏）。
新しいバージョンでは、検索機能が強化されたのも嬉しいですね。「表題」や「時期」等、絞り込んで検索できるので、過去の書類も素早く取り出せます。書類の整理・管理も徹底でき、業務効率のアップにもつながっていますよ（堀越氏）。
ＪＡグループ内での普及を期待したい
それでは最後に、今後『MajorFlow』に期待することや展望をお聞かせ下さい。
現在は原則管理職以上のものにしかPCが行き渡っていないので、今後は全員にPCを完備していきたいですね。それに、我々は電子稟議システムによる業務スピードアップを実感しているので、県内JAにも『MajorFlow』が是非普及することを大いに期待します。
本日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
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