勤怠管理ワークフロー「MajorFlow Time」と入退室管理「ViRDI」の連携による、既存のICカード社員証を
活かしたスマートな勤怠管理。
従業員一人ひとりの働き方を見守る、安心の仕組みが
実現しました。
総務部の目覚しい工数削減にも成功しています。
■設 立/1953年12月16日
■代表者/遠藤 昭夫
■資本金/4億5千万円
■従業員/296名
■本 社/東京都港区西新橋1丁目18番17号
日精株式会社は「メーカー機能」と「商社機能」を有する企業として、お客様のニーズに応える製品・商品・サービスの提供を行い、豊かな社会の創造に貢献することを経営理念に広範な事業活動を展開しています。
機械式駐車場事業は2020年の東京オリンピック・パラリンピック競技大会に向けて急成長中。
近年は美容・化粧品等にてBtoCビジネスも手がけるなど、時代に合わせて進化しています。2018年には健康経営優良法人としてホワイト500の認定を
取得。従業員の働きやすさにも積極的に取り組んでいます。
勤務管理の強化を目的に、MajorFlow Timeによる勤怠管理システムの刷新を行った日精様。既存のICカード社員証を活用し、打刻機には自社の取扱い商材である入退室管理システム＆サポート「ViRDI」を採用。両者の連 携によるスムーズな勤怠管理を低コストで実現しました。 同社の総務部人事・企画グループで管理者としてMajorFlow Timeを活用する岩撫一人氏、長澤ふみ氏、また導入をサポートした商品営業本部ITビジネスグループの藤田哲治氏、鶴間浩介氏に詳しくお話を伺いました。
性善説で成り立っていた従来の環境
管理強化のため、見える化が必須に
導入前は従業員の勤務形態により管理方法が異なっていたという同社。システム化されていたのはほぼ正社員のみで、それ以外の従業員については紙やExcelで作成したフォーマットを活用したりと、バラバラの運用でした。「基本的に打刻は行わず、イレギュラー発生時だけ申請する仕組みでした」と語るのは長澤氏です。
岩撫氏は、システム刷新の背景について次のように説明してくれました。「従来の環境は性善説で成り立ち、申請項目なども最小限でした。しかし、時代に合わせて労務管理の考え方はアップデートしていく必要があります。働き方改革が盛んに謳われ、従業員の健康維持まで見据えた管理が企業に求められる中で、勤怠の見える化が欠かせませんでした」。
「様々なビジネスを展開する当社では、従業員の働き方も現場ごとに多様です。就業規則や独自要件をどれだけシステム化できるかという懸念点もありました」（長澤氏）。
システム選定時には、いくつかの製品を比較し、最終的にMajorFlow Timeを選択しました。「選択肢はいくつかありましたが、高額で多機能のソフトウェア、またはカスタマイズできない安価なクラウドサービスに大別された印象です。いずれもニーズに合わず困っていたところ、商品営業本部から自社商材「ViRDI」との連携ソリューションにぴったりのシステムがあると声がかかりました。
それがMajorFlow Timeだったのです。コスト、機能いずれの観点からも満足いくものでした」（岩撫氏）。
働き方の「見える化」により
誰にとっても安心な環境が実現
MajorFlow Timeではカスタマイズでなく、詳細設定で独自のニーズに応えられました。
現在、システム化を必要としない部署を除く９割以上の従業員が新システムを利用しています。
「それぞれの働き方が見える化されたことが一番の導入効果」と岩撫氏。「1分単位で勤怠状況が見える化されます」と話してくれたのは長澤氏です。
「新しい勤務表では、本人やその上長が日次データを簡単に確認できます。また、総務部の管理画面も見やすくて、必要な情報が1画面に集約されているので助かります」。
「詳細な勤怠管理は窮屈に感じるという従業員もいますが、本質的にはシステムで一人ひとりを守る“安心のための仕組み”です。定着と共に理解も進んだと考えています」（岩撫氏）。
自由度が高かった既存システム
「報告する」から「正しく管理する」へ
既存システムの問題点について、岩撫氏は次のように説明してくれました。「勤怠管理というよりは、
“報告ツール”に近い製品でしたね。
申請データはシステム側のチェックなしに次工程へ引き継がれ、総務部でのチェックが非常に大変でした。多様な勤務形態に対応するためには自由度が必要ですが、高すぎたために、管理や集計に負荷がかかっていたわけです」。
MajorFlow Timeでは、就業規則や労働基準法など、様々なルールに則したデータ入力を行えます。数値に不整合があればアラートが細かく上がり、単純ミスはシステムが排除。これにより総務部の管理工数は大幅に削減されました。「とにかくチェックの時間が減りました。今はシステムで判別できなかったエラーのみを確認しています。従来2人体制で40時間弱かかっていた月次の作業が、15 ～ 20時間に短縮できました」（長澤氏）。
岩撫氏は仕事の質の向上についても体感しているとのことです。「システムに任せられるものはすべて任せて、本質的な業務にパワーを割くことができています」。
入退室管理システム＆サポート
ViRDI
打刻機はViRDIシリーズから一番シンプルなタイプを選択し、すでに導入済みだったFeliCaの社員証を活用しました。出社／退社時に社員証を打刻機にかざせば、勤怠データが自動的にMajorFlow Timeに蓄積される仕組みです。
鶴間氏はICカード連携について、次のように説明しています。「既存の社員証を有効活用することで、安価な導入が実現しました。ViRDIシリーズの端末は、セキュリティ対策、なりすまし対策、サービス残業防止など様々なニーズに対応でき、管理ソフトはシリーズ共通で拡張も容易です。当社では、部分的な生体認証の導入も視野に入れています」。
日精はユニオンコミュニティ社（韓国）の日本代理店として、セキュリティ関連市場におけるViRDIの拡販を担ってきました。近年、この分野における勤怠システムとの連携が大いに注目されています。
このニーズを捉え、今回初めてMajorFlowとViRDIの連携が実現しました。
営業部門の藤田氏は、「MajorFlowシリーズはインターフェースがシンプルで、システム間のデータの受け渡しが非常に容易です」と連携しやすさを評価しています。
最後に岩撫氏は次のように語ってくれました。「変化に強く、柔軟かつ拡張性の高い業務システムが求められる時代です。ViRDIシリーズとMajorFlow Timeの連携は、こうした観点でも期待に応えられるものだと思っています。
今後はワークフローや経費精算との連携など、さらなる広がりを期待しています」。
