左より吉原宏和課長、藤本情志課長代理、五十嵐善一部長、酒井一紀課長代理※1
奥村組様は、2003年、業務の効率化などを目的に、パナソニックネットソリューションズのワークフローパッケージ「MajorFlow for Oracle」による勤怠管理や経費精算を開始。
2012年1月現在、通勤手段の申請・採用関係などの人事総務系業務や、見積依頼など、電子決裁の範囲が拡大、営業系申請業務には「MajorFlow Form」を活用しています。
■設立 / 1907年(明治40年)2月22日
■本社 / 大阪府大阪市阿倍野区松崎町2-2-2
■代表取締役社長 / 奥村 太加典
■従業員数 / 1,857名(2012年1月末現在)
株式会社奥村組様は、明治40年の創業以来、「堅実経営」と「誠実施工」を信条に事業を展開する建設会社。
商業施設等の
大型建造物や鉄道、高速道路などのほか、空港建設をはじめとするビッグプロジェクトや建築物の免震工事に関する高い技術でも知られています。
近年では、環境・社会貢献活動等にも積極的に取り組んでおり、その姿勢は高い評価を得ています。
内部統制が課題でありシステムは『簡単であること』が第一条件
次のステップに向けた取組みは、2008年10月の組織変更がきっかけになったといいます。
「従来の全国8支社店体制から、東西2支社をコアとする事業推進体制に組織変更しました。これに伴い、支店内で完結していたフローが地域をまたいで運用されることになったのです。帳票類の郵送などが必要となり、書類の回覧に大変時間がかかるようになってしまいました」と、管理本部情報システム部長の五十嵐善一氏は、当時生じた課題を明かします。
こうした状況が長引けばユーザの負担は増し、業務にも悪影響を及ぼす恐れがあります。ワークフローの適用拡大は情報システム部門にとっての課題となりました。「今回はスピードとコストの面から、自社内で申請書やフロー設計することを大前提に検討を開始しました。そして候補となったのがノンプログラミングで設計できるMajorFlow Formでした」と管理本部情報システム部システム管理課課長代理の藤本情志氏は語ります。
管理本部情報システム部情報管理課課長代理の酒井一紀氏は「MajorFlowシリーズは、勤怠管理で先行導入していたので、ユーザも画面イメージに慣れており、操作の教育が簡単で効率的に実施できることも決め手の一つになりました」と、選定のポイントを説明。
こうして承認経路が最も複雑化した資材発注の承認フローの構築に着手。情報システム部門の挑戦が再び始まったのです。
最大の魅力は、簡単な帳票作成と自動起票オプションで業務効率化
「複雑なフローをやり遂げられれば他はもっと容易に構築できるという思惑もありました。
MajorFlow Formの確認も兼ねてじっくりと作りこみました」と、藤本氏はあえて複雑なフローから着手したもう一つの側面を解説します。
吉原氏は「最大の魅力は、システムに詳しくない社員でも帳票作成できるところですね」
MajorFlow Formの機能を評価。2009年5月に資材調達のフローの運用を開始した後は、購買、人事・総務系の帳票の構築を進め、2012年1月現在、運用する帳票は全22種類。このうち、建設工事等を外部に発注する際に必要となる外注回議書の構築には、“自動起票オプション”を活用、自社のシステムに入力した内容からMajorFlow Formの帳票の自動起票を実現しました。
「元々は、自社のシステムに入力した内容を印刷し、その紙で決裁を行っていましたが、このオプションを使うことで、自社システムに入力するだけでMajorFlow Formの申請も同時に完了できます。同じ項目を何度も入力するのは手間ですし、そのような要望も届いていました」と、
酒井氏は“自動起票オプション”を採用した意図を語ります。構築作業そのものは順調に進んだ一方、開発の根本である要件定義、すなわちフロー全体を明らかにする作業は、全工程のなかで最も難関だったといいます。特に問題となったのは、業務の見える化。
「ユーザはフローをイメージで捉えていますが、構築側はすべて明らかにしなければなりません。認識にギャップが出ることもあり、ルールづくり、認識のすり合わせには相当時間をかけました」と、藤本氏は当時の苦労を語ります。しかし、この取り組みは思わぬ効果を生む結果に。なんと、それまで地域や部門ごとに異なっていた承認・回覧方法が全社的に統一されることになったのです。
「今回の取り組みにより、社内の業務効率化が一層進みました」と、五十嵐氏は強い自信をのぞかせました。
今後の展望は、「蓄積されたデータ分析」
ユーザからの評価はどうでしょうか。
「ペーパーレス、スピードＵＰ、内部統制的にも証跡がわかることも評価されています。
ネガティブな意見としては、差戻しの回数が増えたという声がありますね」と、酒井氏。
最近では、新たな帳票作成ニーズも出てきているといいます。「ユーザから要望があるということは、便利だという認識が広まってきたためではないでしょうか」と、吉原氏は分析します。また、全員が異口同音に語る情報システム部門の次の課題は「蓄積されたデータの分析」。
「例えば、発注金額などの推移を調べられるような分析ツール。MajorFlow Formに蓄積されたデータを自社データベースに戻すことを検討していきたいですね」と、藤本氏。終わりに五十嵐氏は「当社のような業態は取引先が多く、どうしても会社の枠を超えて回覧するような書類が出てきます。こうしたものに現状のワークフローでは対応できないのです。クラウドサービスで使えるようになると、お客様・取引先にも範囲を広げやすいと思います」と、建設業界でワークフローを使う難しさを指摘しつつ、MajorFlowの新しい可能性にも期待をこめて話してくれました。（取材は2012年1月14日）
