DX推進の第1歩として、これまで紙で行われてきた稟議・申請業務の電子化に乗り出しました。目指したのは効率化とスピードアップ。同時に業務の見直しも進め、大きな成果をあげました。さらに、クラウドサインとの連携など、将来の業務のあり方を見据えたブラッシュアップも続けています。

地域に根ざした情報発信を中心に、ニュース、バラエティ、スポーツ中継など、幅広いジャンルの番組をお届けする日本テレビ系列の放送局です。自社番組制作率は22%と高く、中でも『どさんこワイド』は夕方の情報生番組として30年を超える長寿番組。ローカル情報発信番組の草分けとして愛されています。近年では放送事業のみならず、映像制作・販売、自社コンテンツを活かしたビジネス、通信販売など、STVグループとして多岐にわたる事業を展開しています。

「選定を始めてから、多数のクラウドワークフローを比較検討しましたが、容量の拡張性、他サービスとの連携性といった面で要件に合うものはほとんどありませんでした」と語るのは阿部氏です。「紙による従来の運用では、長期保存のためのスペース確保やコストの問題がありました。同様にクラウドにおいても、将来の容量拡張については十分考慮しました。長期で利用するなら、ここはしっかり見極めたい部分です。その点、MAJOR FLOW Zは十分な容量を確保できて、高額になりすぎない。容量とコストのバランスが理想的でした」。
他製品との連携としては、電子契約サービスのクラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）を予定しています。「社内承認と電子契約の一元管理が実現することにより、両システム間の二重入力や記入ミスのチェックがなくなります。また、契約締結にかかわる進捗が可視化されることで、ガバナンス強化、稟議や契約のスピードアップなど、様々な効果が期待できます。クラウドサイン導入の背景には、複数の取引先からの要望があったこと、またDXの観点もあります。まだ実装には至っていないのですが、今後の計画として動いている最中です。紙の時代には部署ごとに台帳を作成し、手間をかけて管理してきました。今後はこういった業務からも解放されることになりますね」（今野氏）。

総務部の藤得氏は、社内で稟議・申請の窓口業務を担当しています。「今までは、提出された紙の稟議書や申請書の記載漏れや記入ミスをチェックし、さらに受付番号の付与、台帳記入、問い合わせ対応といった業務を行っていましたが、今回のプロジェクトにより、これら業務の大半をなくすことができました。受付番号は自動登録、入力フォームも標準化されたため、曖昧さのない内容で起案されます」。
阿部氏は導入時の様子を次のように振り返ります。「業務の見直しも視野に入れながら、新システムの姿を決めていきました。特に注意したのは、以前の紙の稟議書・申請書をそのまま再現しないようにしたことです。画面は装飾を排して、入力項目もできるだけ簡略化。わかりやすさを重視しました。それが効率化に直結するからです。可能なものは選択式にするなど、記入にかかる負担を減らしました」。
「業務のスピードアップは、今回の導入で得られた大きな効果です」と今野氏は語ります。「従来は案件ごとにそれぞれ関係者全員が回覧、押印していました。書面は自由記入欄のある形式でしたので、それを活用して情報共有や意思確認に使っていたという側面もあります。このスタイルにはメリットもあったのですが、決裁のスピードは上がりません。そこで稟議・申請とそれ以外の部分をしっかり切り分け、承認者の数も重要度に応じて減らしました」。「以前は稟議に5～7日、申請に3～6日かかっていましたが、今ではいずれも遅くとも3日以内、早ければ当日中に可決・承認されています」（藤得氏）。