経費精算の課題とは？
経費精算の一連の流れには数多くの課題や非効率が潜んでいます。それらの課題や非効率とは一体どのようなものなのか、
立場毎にそれぞれの課題を見てみたいと思います。
申請者の課題
- ・毎回同じような内容を記入することが大変
- ・計算ミスや記入漏れによる差戻しが多い
- ・どこで滞留しているのか、承認状況がわからない
承認者の課題
- ・承認のために事務所に行かなければならない
- ・紛失や承認漏れの恐れがある
- ・事前申請の内容と突き合わせが大変
経理担当者の課題
- ・仕訳や会計システムへの入力作業が煩雑
- ・日当や宿泊費が規定に沿っているか確認が大変
- ・領収書のチェックや保管に時間がかかる
経営者の課題
- ・郵送や保管のための費用を削減したい
- ・監査対策に内部統制を強化したい
- ・従業員の作業工数を効率化したい
経費精算の課題を解決するためには？
経費精算の課題を解決し、業務を効率化するにはどうしたらいいのか？解決策として経費精算システムを導入する企業が増えています。
経費精算システムとは、紙とハンコで行っていた経費精算業務を電子化するシステムです。
電子化によりペーパーレスだけではなく、交通系ICカード連携や乗換案内連携で申請者の入力の手間を削減、クラウドサービスを利用すれば、承認者はスマートフォン対応で移動中の空き時間を利用してどこからでも承認できるようになり、経理担当者は煩雑な仕訳や申請書のファイリング、会計システムへのデータ入力といった煩雑な業務から解放されます。
申請者の課題解決
- ・交通系ICカードや乗換案内などを利用して簡単入力
- ・必須チェックや自動計算でケアレスミスを防止
- ・承認状況をリアルタイムに見える化
承認者の課題解決
- ・スマートフォンを利用してどこからでも承認できる
- ・紛失や承認漏れの恐れが皆無になる
- ・事前申請の内容との突き合わせも簡単に行える
経理担当者の課題解決
- ・自動仕訳やデータ連携で単純作業が大幅になくなる
- ・規定と内容に合わせて日当や宿泊費を自動計算
- ・専用台紙で領収書の管理も簡単
(電子帳簿保存法にも対応)
経営者の課題解決
- ・郵送や保管に必要だった費用が不要になる
- ・明確な決裁履歴が残り内部統制を強化
- ・経費精算に必要な作業を圧縮して働き方改革を推進
さらに、近年では
電子帳簿保存法の改正も経費精算システムの普及を後押ししています。
1998年に制定された、
電子帳簿保存法自体は従来は紙での保存が義務づけられていた税務関係の書類をデータ保存してもよいと認めた法律です。
要件が厳しく、なかなか普及しなかったのですが、2016年にスマートフォンで撮影した画像も認められ、2020年の改正で、キャッシュレス決済の場合には利用明細のデジタルデータが領収書の代わりとして認められるようになり、経費精算システムを活用したペーパーレスがより身近なものになってきています。
