テレワークの普及と定着

「テレワーク」という言葉が一般的に広まったのは最近の事ですが、実は「テレワーク」という働き方自体は昔からありました。しかし、一昔前は毎日会社に出社するのが基本で、一部の業種や職種の方が独自に「テレワーク」を採用する程度でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響により働き方が一変。ニューノーマル時代といわれる現在において、「テレワーク」はごく普通の働き方として広まりを見せています。

※出所：株式会社パーソル総合研究所

そもそもテレワークとは？

そのような背景もあり、「テレワーク」は世の中に浸透し、当たり前のように使われていますが、そもそも「テレワーク」とはどのようなものなのでしょうか？
ご存じの方も多いと思いますが、改めて確認してみると、『テレワークとは、「tele（離れた場所）と「work（働く）」を合せた造語』です。代表的な手法しては下記の３つがありますので、単純に「在宅勤務」の事だけを指すわけではありません。

在宅勤務

自宅で業務を行う

自宅でテレワーク

モバイルワーク

顧客先や移動中に業務を行う

サテライトオフィス勤務

勤務地以外のオフィススペースで業務を行う

テレワークのメリットや課題

テレワークがこれだけ普及した背景には新型コロナウイルス感染のリスクを減少させる以外にもメリットが数多くあります。代表的なものでは「通勤や移動にかかる時間が削減できる」「通勤や移動のストレスがない」「家族と過ごす時間がとれる」など、仕事以外に時間を有効活用できるようになったという声が多く聞かれます。また、ビジネス面でもWebを介したリモートでの打ち合せが普及した事により、「遠方のお客様のフォローを素早く行えるようになった」「移動時間が無くなった分、打ち合せを多く行えるようになった」といった声が多く聞かれます。

このように業務や私生活が改善されたという一方で、当然ながら課題も存在します。
アドビ株式会社が行った「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」^※では下記のようなアンケート結果がでています。

※出所：アドビ株式会社
「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」

アンケート結果のTOP2は「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」「プリンターやスキャナーがない」といった項目であり、他にも「稟議や書類の処理が遅れる」という項目がランクインしているように「従来紙で行っていた運用」がテレワークの大きな障壁であるという事がわかります。

テレワークの課題解決に有効なツールとは？

日本の企業文化として紙を介した運用が多数あります。例えば、重要な書類を印刷してファイリング、紙とハンコで決裁、受領した紙の証憑を管理…。このような運用が残っていると、リモートアクセスツールやWeb会議システムを導入し、社外で業務や打ち合せを行える体制を整えても、結局、「紙を介した処理を行うため」の出社が必要になり、効率よくテレワークを行う事ができないのです。

そうした事から最近では「ペーパーレス」こそがテレワーク成功の要と考える企業が増えており、ペーパーレスシステムの中でも「ワークフローシステム」が注目されています。

テレワークで注目される代表的なシステム

リモートアクセスツール

社外でも事務所の自席と同じ環境を実現

Web会議システム

遠隔地からの会議やプレゼンテーションを実現

労務管理システム

勤務状況の把握をサポート

※特に働き過ぎの防止

注目

ペーパーレスシステム

社内書類の電子化を推進

セキュリティシステム

情報漏洩のリスクを回避

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ビジネスにおける手続きの流れを電子化するシステムです。
申請（起票）から始まる一連の流れをシステム化する事で、業務の効率化やコスト削減を図る事ができ、業務をスマートに行えます。

一般的なワークフローの流れ

ワークフローシステムが注目される理由

ワークフローシステムを利用する事で申請・承認に利用していた紙をペーパーレスにしますので、先程の紙に関する課題がなくなります。また、クラウドサービスを選択した場合、インターネットが利用できる環境であれば、いつ、どこからでも申請や承認、検索が行えますので、そのためだけに出社する必要がなくなります。この点はとてもテレワークと相性が良いと言えます。次に、決裁状況を可視化できる点もテレワークに効果的です。

メールや郵送で運用しようとした場合、出社している場合と異なり、状況が分かりにくいため、総務部門や受付担当に問い合せが集中しがちですが、リアルタイムに状況がわかるので、そのような対応が不要になります。
さらにテレワークを支援する機能だけでなく、コスト削減や様々な業務の効率化が図れる点も注目される理由です。

ワークフローシステムの導入効果の一例

1意思決定のスピードUP

・輸送の手間や時間が皆無に
・停滞時の督促を自動化

2内部統制強化

・承認履歴がより明確に
・権限がないと見れない

3業務プロセスの可視化

・現在の承認者が明確に
・今後の承認者も明確に

4コスト削減

・紙や保管場所が不要に

5検索性向上

・日時や記入内容などを指定して素早く検索

6紛失の恐れが皆無

・何かに紛れて紛失してしまう心配が皆無

社内を見渡せば至る所で申請・承認が行われているようにワークフローシステムの対象業務はとても広範囲です。
近年では「電子帳簿保存法」の改正などもあり、交通費精算の分野で証憑の電子化も視野にいれながら、経費精算の電子化を進める企業も急速に増えています。

自社に合った製品を選択するためには

最後に、数多く存在するワークフローシステムの中からどの製品を選べばよいのでしょうか？
価格、機能の豊富さ、画面の見やすさなどが選定ポイントにあげられる事がよくありますが、
本当に重要なのは「自社の課題やニーズを明確にし、それに合った製品を探す」という事です。

「若干の機能不足に目をつぶって安価な製品を導入したが、結局手作業が多く残り、業務効率化が出来なかった。」
「機能がたくさんあるから何でもできると思ったが、運用後に実は一番必要な機能が足りなかった。」といった失敗談はよくある事です。
そのような失敗をしないためにも、あらかじめ現在の運用や課題について分析し、可能であれば資料上の機能比較だけでなく、
トライアルなどを活用して課題が解決できるかをお試し頂き、自社の業務が改善できるかご確認していただくのがオススメです。

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